Jak wypełniać książkę korespondencji?
Książka korespondencji to nic innego jak uporządkowany rejestr całej korespondencji wpływającej do i wysyłanej z firmy lub urzędu. Służy do ewidencjonowania dokumentów, nadawców i adresatów, daty nadania i odbioru, a także krótkiego opisu sprawy.
Info
Rodzaje książek korespondencji: porządek w dokumentach na różne sposoby
Książka korespondencji przychodzącej służy do ewidencjonowania wszystkich dokumentów, które wpływają do firmy lub urzędu. Obejmuje ona pisma, faktury, wnioski, przesyłki – słowem, wszystko, co trafia do naszej skrzynki pocztowej.
Wpisywane do niej dane to m.in.:
- Data wpływu,
- Numer wpływu,
- Nazwa nadawcy,
- Adres nadawcy,
- Opis sprawy,
- Numer sprawy (o ile istnieje),
- Lokalizacja dokumentu (np. teczka, segregator).
Książka korespondencji przychodzącej jest wykorzystywana m.in. do:
- Szybkiego odnalezienia potrzebnego dokumentu,
- Sprawdzenia statusu sprawy,
- Kontroli terminów załatwiania spraw,
- Ustalenia obiegu dokumentów,
- Przygotowania statystyk i raportów.
Przykładowe sytuacje, w których używa się książki korespondencji przychodzącej:
- Kiedy klient składa reklamację i chcemy sprawdzić, kiedy wpłynęła i na jakim etapie jest jej rozpatrywanie,
- Gdy szukamy faktury za konkretny towar czy usługę,
- Kiedy chcemy sprawdzić, czy otrzymaliśmy odpowiedź na pismo, które wysłaliśmy do kontrahenta.
Książka korespondencji wychodzącej: porządek w tym, co wysyłamy
Książka korespondencji wychodzącej służy do ewidencjonowania wszystkich dokumentów, które są wysyłane z firmy lub urzędu. Obejmuje ona pisma, faktury, wezwania, decyzje – słowem, wszystko, co trafia z naszego biurka do adresata.
Wpisywane do niej dane to m.in.:
- Data wysłania,
- Numer wysłania,
- Nazwa adresata,
- Adres adresata,
- Opis sprawy,
- Numer sprawy (o ile istnieje),
- Sposób wysłania (np. poczta, kurier, e-mail),
- Koszt wysłania.
Książka korespondencji wychodzącej jest wykorzystywana m.in. do:
- Udokumentowania faktu wysłania danego dokumentu,
- Sprawdzenia, czy adresat otrzymał przesyłkę,
- Kontroli terminów wysyłki dokumentów,
- Przygotowania statystyk i raportów.
Krok po kroku: Jak wypełniać książkę korespondencji
W poprzednich artykułach omówiliśmy znaczenie książki korespondencji dla firm i urzędów, a także przedstawiliśmy dwa jej podstawowe rodzaje. Dzisiaj pora wziąć się za konkretne działania i dowiedzieć się, jak prawidłowo wypełniać ten rejestr.
Przygotowanie do wypełniania
Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz:
- Książkę korespondencji przychodzącej lub wychodzącej (w zależności od rodzaju dokumentów, które będziesz ewidencjonować),
- Długopis lub pióro (w przypadku wersji papierowej),
- Komputer z dostępem do internetu (w przypadku wersji elektronicznej),
- Dokumenty, które chcesz zarejestrować.
Zasady ogólne
Pamiętaj o kilku podstawowych zasadach:
- Czytelność: Wpisuj dane czytelnie i starannie, aby ułatwić korzystanie z książki korespondencji innym osobom.
- Kompletność danych: Upewnij się, że wpisujesz wszystkie wymagane dane. Brak informacji może utrudnić odnalezienie dokumentu lub sprawdzić status sprawy.
- Spójność: Stosuj jednolity format wpisów, np. zawsze używaj tej samej kolejności danych.
- Aktualność: Na bieżąco uzupełniaj rejestr o nowe dokumenty.
Wypełnianie książki korespondencji przychodzącej
| Dane | Opis |
|---|---|
| Data i godzina wpływu | Dokładna data i godzina wpływu dokumentu do firmy lub urzędu. |
| Nadawca | Nazwa i adres nadawcy dokumentu. |
| Numer referencyjny | Numer, który nadawca nadał dokumentowi (opcjonalnie). |
| Krótki opis zawartości | Krótkie streszczenie treści dokumentu. |
| Osoba odpowiedzialna za odbiór | Nazwisko osoby, która ma się zapoznać z dokumentem i załatwić sprawę. |
| Uwagi | Dodatkowe informacje, np. gdzie znajduje się oryginał dokumentu lub do kiedy należy na niego odpowiedzieć (opcjonalnie). |
Dodatkowe wskazówki:
- W polu “Numer referencyjny” możesz wpisać numer, który nadawca nadał dokumentowi. Ułatwi to identyfikację pisma.
- W polu “Krótki opis zawartości” zanotuj najważniejsze informacje z dokumentu, np. o co nadawca prosi lub co informuje.
- W polu “Osoba odpowiedzialna za odbiór” wpisz nazwisko osoby, która ma się zapoznać z dokumentem i załatwić sprawę.
- W polu “Uwagi” możesz wpisać dodatkowe informacje, np. gdzie znajduje się oryginał dokumentu lub do kiedy należy na niego odpowiedzieć.
Wypełnianie książki korespondencji wychodzącej
| Dane | Opis |
|---|---|
| Data i godzina wysyłki | Dokładna data i godzina wysłania dokumentu z firmy lub urzędu. |
| Odbiorca | Nazwa i adres odbiorcy dokumentu. |
| Numer referencyjny | Numer, który Ty nadałeś dokumentowi. |
| Krótki opis zawartości | Krótkie streszczenie treści dokumentu. |
| Osoba odpowiedzialna za wysyłkę | Nazwisko osoby, która wysłała dokument. |
| Uwagi | Dodatkowe informacje, np. sposób wysłania dokumentu (poczta, kurier, e-mail) lub datę, do której należy spodziewać się odpowiedzi (opcjonalnie). |
Dodatkowe wskazówki:
- W polu “Numer referencyjny” możesz wpisać numer, który Ty nadałeś dokumentowi.
- W polu “Krótki opis zawartości” zanotuj, jaki dokument wysyłasz i czego dotyczy.
- W polu “Osoba odpowiedzialna za wysyłkę” wpisz nazwisko osoby, która wysłała dokument.
- W polu “Uwagi” możesz wpisać dodatkowe informacje, np. sposób wysłania dokumentu (poczta, kurier, e-mail) lub datę, do której należy spodziewać się odpowiedzi.
Zapraszamy do dalszej lektury:
Co to jest książka korespondencji?
